ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Należy pamiętać, aby przed realizacją danego zakupu, usługi itd. finansowanej ze środków grantu/ projektunależy wystąpić o zgodę do Działu Zamówień Publicznych (wydawana na 30 dni. Zgody DZP na zakup należy zawsze dołączać do rozliczanych faktur wraz z opisem faktury.
W przypadkugdy UG ma podpisaną umowę na daną dostawę/usługę w ramach przetargu, należy złożyć zamówienie na zakup w DZP (na formularzu zamówienia).Na fakturze wpisuje się wtedy numer umowy, nie jest wymagana zgoda DZP.
Na początku realizacji grantu/ projektu należy zwrócić się do DZP i ustalić (na piśmie) plan wydatków pod kątem prawa zamówień publicznych/ przygotować plan zamówień publicznych na dany rok.
Warto śledzić Komunikaty Pracownicze z Działu Zamówień Publicznych (dostęp w Portalu Pracownika, zakładka Komunikaty i dalej Komunikaty DZP). W zakładce publikowana jest na bieżąco aktualna lista umów UG na dostawy/ usługi.
KOSZTY POŚREDNIE
Zgodnie z aktualnym Zarządzeniem Rektora UG w sprawie podziału kosztów pośrednich w projektach finansowanych ze źródeł zewnętrznych (https://bip.ug.edu.pl/akty_normatywne/102487/zarzadzenie_nr_47r21_rektora_uniwersytetu_gdanskiego_z_dnia_18_marca_2021_roku_w_sprawie_zasad_wykorzystania_kosztow_posrednich_w_projektach) procent kosztów pośrednich do dyspozycji kierownik(a) projektuto 25% całości kosztów pośrednich (wcześniej było to umowne). Nie jest wymagana zgodaDziekana na wydatkowanie kosztów pośrednich będących do dyspozycji kierownik(a) projektu, co jest dużym ułatwieniem.
UMOWA NA USŁUGĘ TŁUMACZENIA
Uniwersytet Gdański podpisał umowę z firmą Lingua Lab Weronika Szyszkiewicz na realizację tłumaczeń tekstów naukowych wraz z korektą językową (https://ug.edu.pl/sites/default/files/_nodes/komunikat/99490/files/umowa_j711.291.1.81.2020.er_.pdf). Oznacza to, że nie jest możliwe korzystanie z usług innej firmy niż wymieniona wyżej na tłumaczenie artykułów i ich korektę, gdy koszt ma być pokryty ze środków UG lub znajdujących się na koncie UG. Informacje na ten temat znajdują się w Komunikacie DZP: "Informacja dla pracowników UG dotycząca podpisania umowy na sukcesywne świadczenie usług tłumaczenia wraz z korektą językową dla Jednostek Organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego".
W przypadku tłumaczeń, które nie mogą być zrealizowane w ramach ww. umowy np. bardzo specjalistycznych , można uzyskać odstępstwo od tej umowy. Przed realizacją usługi należy skontaktować się mailowo z DZP (piotr.talanda@ug.edu.pl) i umotywować konieczność skorzystania z innej firmy (np. specjalistyczne teksty, wymóg wydawnictwa dotyczący certyfikatu profesjonalnej korekty językowej, etc).
ZAKUP LITERATURY KRAJOWEJ
Zakup książek w ramach grantów/projektów badawczych odbywa się przez Bibliotekę UG (składa się zapotrzebowanie za pomocą formularza); wszelkie informacje są w komunikacie DZP: "Informacja Działu Zamówień Publicznych UG w sprawie podpisania umowy i aneksu na sukcesywną dostawę książek krajowych w wersji drukowanej, elektronicznej lub w formie audiobooka".
VAT W PRZYPADKU WYDATKÓW ZAGRANICZNYCH
Usługi realizowane za granicą (w tym np. usługa korekty językowej w firmie zagranicznej oraz opłata publikacyjna za artykuł w czasopiśmie zagranicznym; z wyjątkiem kosztów hoteli, opłat konferencyjnych zagranicznych i kosztów transportu za granicą) wiążą się z doliczeniem do kwoty na fakturze 23% VAT (vat jest bowiem naliczany i płacony w kraju kupującym produkt/zamawiającym usługę a nie sprzedającym produkt/realizującym usługę). Należy pamiętać, aby zaplanować w budżecie projektu (kwota na fakturze nie zawiera VAT, dział finansowy UG dodatkowo naliczy koszt).
WYNAGRODZENIA W PROJEKTACH
Przy planowaniu kosztów oddelegowania do projektu i wynagrodzeń dodatkowych w projektach należy pamiętać, aby zaplanować środki na „trzynastkę”. W przypadku, gdy „trzynastka” za dany rok będzie wypłacana już po zakończeniu finansowania projektu należy skontaktować się z Działem Obsługi Finansowej Projektów, tak aby rozliczyć ten koszt jeszcze w okresie finansowania.
W sytuacji, gdy wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim miesiącu realizacji grantu / projektu należy zwrócić się do Kwestury o zgodę na wcześniejsze zapłacenie narzutów na ZUS i US (standardowo płacone są w kolejnym miesiącu i byłyby wtedy już kosztem niekwalifikowalnym).